Carta dei Servizi Stato Civile

 

1. Obiettivo del servizio

 

L’obiettivo primario del servizio è la pubblicizzazione (certezza giuridica) dei principali eventi che caratterizzano la vita di ogni persona fisica. Infatti gli atti contenuti nei registri di Stato Civile comportano la massima efficacia probatoria in quanto atti pubblici

 

2. Attività del servizio

 

Il servizio di Stato Civile è una funzione statale svolta dal Sindaco quale Ufficiale di Governo, che per la sua complessità attraverso l’istituto della delega viene decentrata agli addetti degli uffici competenti.

L’Ufficio di Stato Civile si occupa della condizione giuridica delle persone collegata alla nascita, cittadinanza, matrimonio  e morte, mediante la stesura di atti che hanno lo scopo di riconoscere  valore legale a tali eventi, nonché ad ogni altro fatto ad essi collegato modificativo dello “status”  della persona.

Accanto all’attività  istruttoria principale,  che si sostanzia  nella raccolta  delle domande e documentazioni necessarie alla stesura degli atti, l’ufficio accerta la veridicità dei documenti presentati, rilascia le informazioni  e certificazioni richieste dall’utenza e ha il compito di custodire e conservare gli atti concernenti i procedimenti  e i relativi registri.

 

3. Oggetto del servizio

 

L’oggetto del servizio consiste essenzialmente nella trascrizione di atti di Stato Civile suddivisi nei cinque registri previsti :

Registri di nascita

Denuncia di nascita (presentata , entro dieci giorni dalla nascita, da parte di uno o entrambi i genitori, qualora l’evento si sia verificato nel territorio comunale o alme- no uno dei due genitori sia residente);

Atti di nascita ricevuti dall’estero;

Riconoscimento di filiazione naturale;

Processi verbali relativi al ritrovamento di minori;

Decreti di cambiamento o aggiunta di cognome  e nome ed eventuali   provvedimenti di annullamento o revoca dei medesimi;

Provvedimenti in materia di adozione.

Registri di matrimonio

Attività relative alla pubblicazione:

richiesta di pubblicazione di matrimonio;

redazione del processo verbale;

affissione all’albo.

Stesura atto per matrimoni celebrati con rito civile o religioso:

direttamente dall’Ufficiale di Stato Civile;

da ministri dei culti ammessi;

per procura;

all’estero o davanti ad autorità diplomatica;

in imminente pericolo di vita.

·  Attività connesse a sentenze e provvedimenti  che dichiarano la nullità, lo scioglimento, la cessazione degli effetti civili del matrimonio  o di rettifica di atti di matrimoni già trascritti.

Registri di cittadinanza

Decreti relativi alla concessione e perdita della cittadinanza ;

Decreti di inibizione al riacquisto della cittadinanza;

Comunicazioni del Sindaco, del Ministero dell’Interno o della Autorità diplomatica o Consolare sull’esito  degli accertamenti relativamente alla perdita o all’acquisto della cittadinanza;

Provvedimenti di riconoscimento  delle opzioni per la cittadinanza ai sensi dell’art.19 della L.91/1992;

Sentenze che accertano l’acquisto, la perdita o il riacquisto della cittadinanza.

Registri di morte

      Denunce di decesso fatte direttamente all’ufficiale di Stato Civile;

·         Atti di morte redatti a seguito di avviso ricevuto da istituti di cura, da magistrati o da ufficiali di polizia giudiziaria;

      Atti di morte ricevuti dall’estero;

      Atti morte redatti da ufficiali designati nelle zone di guerra;

      Atti e processi verbali relativi a decessi avvenuti durante viaggio marittimo,  ferroviario o aereo.

 

4. Modalità di accesso e fruizione

 

Mediante libero accesso agli uffici negli orari di apertura al pubblico si effettuano le seguenti prestazioni:

Informazioni generali;

Informazioni particolari relative al procedimento, fornite direttamente dagli opera tori dell’ufficio interessato, in ambiente riservato;

Consegna provvedimenti o certificazioni.

È possibile ricevere consulenze per pratiche complesse mediante appuntamento, che può essere richiesto  e fissato direttamente allo sportello al pubblico o telefonicamente ai seguenti numeri:

·         0818956224 (appuntamenti Ufficio matrimoni o cittadinanze);

·         0818956233 (appuntamenti Ufficio nascite e morti);

·         0818956224  (Responsabile della Sezione Servizi Stato Civile)

 

5. Destinatari

 

a)   privati, aziende, enti pubblici, professionisti  che sono direttamente interessati al procedimento o operanti per conto dei rappresentati.

b)   chiunque desideri ottenere informazioni o visionare pratiche, secondo le modalità stabilite dalla normativa per l’accesso agli atti amministrativi e nonché dalleleggi speciali presenti in materia.

 

6. Orari d’accesso al pubblico

 

Sportelli certificazioni

Tutte le mattine dalle ore 09.00 alle ore 12.00

Lunedì e giovedì pomeriggio dalle ore 15.00 alle ore 17.00

Ufficio matrimoni

Dal lunedì al venerdì mattina dalle ore 09.00 alle ore 12.00

Giovedì e Lunedì pomeriggio dalle ore 15.30 alle ore17.00

Ufficio nascite e morti

Dal lunedì al venerdì mattina dalle ore 09.00 alle ore 12.00  Lunedì e giovedì pomeriggio dalle ore 15.30 alle 17.00   

Sabato e Domenica dalle ore 09.00 alle 12.00 denuncia decessi.

 

 

7. Ubicazione degli uffici

 

• Settore Affari Istituzionali - Servizi Demografici

 Sezione Stato Civile

Corso Campano , 200 -  GIUGLIANO IN CAMPANIA

Tel_0818956224

 

Pec matrimoni        servizio.matrimoni@pec.comune.giugliano.na.it

Pec nascite e morti nati.cittadinanza@pec.comune.giugliano.na.it

 

 

 

8. Personale complessivamente operante nei servizi

 

N. 7 persone sede centrale           

 

9. Principi fondamentali dell’erogazione del servizio

 

a) ACCESSO

I destinatari del servizio possono accedere agli atti dei procedimenti (per visione e/o per estrazione di copia) così come disciplinato dalla legge 241/90 e dal corrispondente regolamento comunale;

b) CONTINUITÀ

L’erogazione del servizio avviene di norma con continuità, regolarità e senza interruzioni nei giorni e negli orari stabiliti al punto 6.

Eventuali interruzioni  nell’erogazione del servizio, dovute a cause di forza maggiore, saranno comunicate all’utenza, unitamente alla motivazione dell’interruzione, di norma nei seguenti modi:

con affissioni di cartelli agli ingressi degli uffici;

pubblicate sul sito Internet del Comune;

attraverso comunicati stampa.

c) EFFICIENZA ED EFFICACIA

Il Servizio impronta la propria  azione organizzativa e di erogazione delle prestazioni ai principi di efficienza ed efficacia, specificando che:

Per efficienza si intende la fornitura di prestazioni  e servizi al massimo livello quantitativo  e qualitativo  rispetto  alle risorse  a disposizione  ed ai programmi stabiliti, in termini di maggiore semplificazione, di minori adempimenti burocratici e di riduzione dei costi;

per efficacia si intende la fornitura di prestazioni  e servizi  al massimo livello quantitativo  e qualitativo rispetto alle esigenze degli utenti e perseguendo la loro soddisfazione; in questo sforzo si ricercano  e si applicano i miglioramenti che consentano al servizio di essere:

- corretto, garantendo la conformità alle regole;

- favorevole all’utente, tenendo conto degli interessi generali della collettività;

- tempestivo, in linea con le necessità  e le urgenze rinvenibili nelle istanze pervenute;

- chiaro, impegnandosi ad utilizzare in ogni occasione di comunicazione, sia verbale che scritta, un linguaggio  semplificato  e comprensibile  ai destinatari, ponendo particolare cura alla spiegazione dei termini tecnici.

- funzionale, adottando gli accorgimenti che consentano di prevenire i disservizi.

d) UGUAGLIANZA E IMPARZIALITÀ,  ispirando i propri comportamenti nei confronti degli utenti a criteri di obiettività, giustizia ed imparzialità.

e) CORTESIA E DISPONIBILITÀ, assicurando comportamenti ispirati a presupposti di cortesia e disponibilità  nei rapporti con gli utenti e favorendo un atteggiamento collaborativo, tale da agevolare in ogni occasione la corretta erogazione del servizio.

f) IDENTIFICABILITÀ

Gli stessi operatori, in orario di ricevimento del pubblico, garantiscono all’utenza la propria  agevole identificabilità  attraverso l’esposizione di una targhetta indicante con caratteri ben leggibili il loro rispettivo nome e cognome.

 

10. Strumenti per l’attuazione dei principi fondamentali

 

INFORMAZIONI AGLI UTENTI

L’ufficio Stato Civile adotta gli strumenti utili ad assicurare la piena informazione degli utenti circa le modalità di prestazione dei servizi.

In particolare:

fornisce, tramite gli addetti, tutte le informazioni verbali necessarie all’utente affinché possa presentare in modo chiaro e completo la propria istanza;

predispone, per ogni procedimento elencato al punto 11 della presente Carta di Servizio, apposita modulistica che consenta agli utenti di individuare celermente e con chiarezza i dati necessari alla presentazione delle istanze; a tale proposito, garantisce altresì, per quanto possibile, che nella modulistica in questione ogni riferimento di legge sia seguito dalla riproduzione della norma ovvero dello stralcio pertinente;

informazioni agli utenti sui loro diritti di accesso e trasparenza nell’iter di una pratica (vedi al punto 9.a) in particolare comunicando esplicitamente:

a.    il nominativo del responsabile del procedimento e dell’istruttore che materialmente fornisce il supporto tecnico;

b.    il termine previsto per la conclusione del procedimento;

c.    l’eventuale programmata interruzione dell’erogazione del servizio con le modalità di cui al punto 9.b;

d.    in ogni atto di diniego, l’Autorità alla quale l’utente può presentare ricorso ed i termini entro cui poterlo fare.

 

RAPPORTI CON GLI UTENTI

Al fine di comprendere pienamente le esigenze degli utenti e calibrare su di esse il contenuto e le modalità di erogazione del servizio, il settore attiva i seguenti interventi,  avvalendosi della collaborazione e dell’eventuale   supporto tecnico dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico:

 

 

a) indagini sulla soddisfazione degli utenti

A cadenza annuale vengono  proposti agli utenti, immediatamente dopo l’erogazione del servizio e garantendone l’anonimato,  questionari  finalizzati a rilevare la valutazione degli stessi utenti sulla qualità del servizio reso.

Gli esiti dei questionari vengono indicati nel Rapporto annuale di valutazione della Carta del Servizio ed esaminati al fine della redazione del Piano di miglioramento della qualità.

b) procedure di reclamo

Ogni utente può presentare reclami relativamente all’erogazione del servizio, con particolare riferimento  a quanto disposto dalla presente Carta e dalla Carta generale dei Servizi del Comune di Giugliano in Campania. Il reclamo può essere presentato anche tra- mite consegna dello stesso allo sportello dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico.

Il reclamo può essere in qualsiasi forma e modalità (orale diretta, telefonica scritta e consegnato direttamente, via fax, per posta elettronica).

L’insieme dei reclami e gli indicatori relativi alla loro gestione entrano a far parte del Rapporto annuale di valutazione della Carta del servizio ed esaminati al fine della redazione del Piano di miglioramento della qualità.

c) procedura di registrazione interna delle anomalie

Il responsabile dell’ufficio Stato Civile, sentiti periodicamente gli operatori del servizio, registra le eventuali anomalie che presentano i procedimenti, formula le proposte di miglioramento degli stessi e le trasmette al dirigente del settore, affinché le includa nel Rapporto  qualità  e vengano considerate  nella redazione del Piano di miglioramento della qualità.

11. Standard di servizio riferiti ai procedimenti amministrativi

I procedimenti amministrativi oggetto del servizio di Anagrafe e Documentazione

Amministrativa sono indicati nel prospetto di seguito riportato.

Per ognuno di essi sono indicati:

a) il responsabile di sezione (rs);

b) il responsabile del procedimento (r);

c) i tempi massimi di legge entro i quali deve essere concluso il procedimento;

d) i tempi massimi entro i quali il servizio si impegna  a concludere  il procedimento (“standard”), nel presupposto che l’istanza presentata sia completa e, per tanto, non comporti l’interruzione dei termini ai sensi di legge. Qualora il richiedente non provveda a inviare la documentazione completa o la trasmetta inesatta, rallentando in tal modo il procedimento, il responsabile si impegna  a sollecitare  il richiedente informandolo  anche telefonicamente sullo stato della pratica al fine di trovare una rapida soluzione.

 

 

 

Tabella dei procedimenti e dei tempi di attesa

 

PROCEDIMENTO

 

Termini del  procedimento

DENUNCIA DI NASCITA

® COLETTA M.

® DE ALTERIIS

(rs)MASSARELLI.

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

PROCEDIMENTI  RELATIVI AL RICONOSCIMENTO DI FILIAZIONE NATURALE E ADOZIONE

® COLETTA M.

(rs) MASSARELLI.

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

TRASCRIZIONE ATTI DI NASCITA RICEVUTI DALL'ESTERO

® NOCERA M. SCARINGI

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

PROCEDIMENTI RELATIVI ALLA RETTIFICA DI ATTI

DI STATO CIVILE

® SCARINGI NOCERA

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

PUBBLICAZIONI DI MATRIMONIO

® DE ALTERIIS CIMMINO F.

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

CELEBRAZIONE MATRIMONIO CIVILE

(rs) MASSARELLI.

Espletati i tempi della pubblicazione di matrimonio entro 180 giorni

TRASCRIZIONE ATTI DI MATRIMONIO CELEBRATI DA SOGGETTI DIVERSI DALL’UFFICIALE DELLO STATO CIVILE DEL COMUNE DI RESIDENZA

® DE ALTERIIS

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

ACQUISTO, RIACQUISTO, PERDITA DELLA CITTADINANZA

® COLETTA M.

(rs)MASSARELLI.

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

STESURA ATTO DI MORTE E RILA- SCIO DELLA

RELATIVA CERTIFICAZIONE

® COLETTA M.

® DE ALTERIIS

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria

TRASCRIZIONE ATTI REDATTI DA SOGGETTI DIVERSI DALL’UFFICIALE DELLO STATO CIVILE DEL COMUNE DI GIUGLIANO IN CAMPANIA

® COLETTA M.

® DE ALTERIIS

Immediata a seguito dell'acquisizione da parte dell'ufficio  della documentazione necessaria


12. Fattori, indicatori, standard di qualità del servizio

Tabella dei fattori, degli indicatori e degli standard

FATTORE DI QUALITÀ

INDICATORI DI QUALITÀ

STANDARD DI QUALITÀ PER IL 2004

 

 

 

 

 

ACCESSIBILITÀ’ DELL’UTENZA

Mantenimento massima estensione dell’orario di apertura al pubblico

23 ore settimanali per tutti i servizi.

Denuncia di morte : 27 ore

Disponibilità agli appuntamenti extra orario di apertura al pubblico

5 ore settimanali

Tempo medio di attesa allo sportello

5 minuti

Uniformità degli orari al pubblico del servizio Stato Civile con gli orari di altri uffici pubblici potenzialmente coinvolti nei vari procedimenti

Copertura al 100 % con gli altri uffici comunali - Copertura al 100 % con orari degli uffici degli altri Enti Pubblici

 

TRASPARENZA ED ACCESSO AGLI ATTI

 

Tempi di ricerca e rilascio copia di atti su domanda

Ricerca pratiche:

- anno corrente: 1 giorno

- ultimi 3 anni: 3 giorni

- antecedenti agli ultimi 3 anni: 10 giorni

 

ATTIVITA DI SEMPLIFICAZIONE

E COORDINAMENTO

Mantenimento attraverso un continuo aggiornamento del sistema informatico ed informativo con gli uffici potenzialmente coinvolti con l’attività del settore

 

Impegno a mantenere tale uniformità e compatibilità

Riunioni  di coordinamento intersettoriale

In relazione alle necessità dei singoli procedimenti

 

 

INFORMAZIONI ALL’UTENZA

Disponibilità di bacheca visibile negli spazi di attesa a disposizione del pubblico

Ben visibile ed aggiornata

Accesso diretto alle principali banche dati (ad es. questura, carabinieri, ecc.)

Disponibilità  adeguata alle istanze dei cittadini

Accesso alla modulistica

Totale - disponibile anche sul sito web

Identificabilità del personale mediante targhetta o cartellino negli orari di apertura al pubblico

Agevole identificazione, con cognome e nome e qualifica ben visibili

FORMAZIONE PROFESSIONALE

DELLE RISORSE UMANE

Corsi di aggiornamento professionale

Tutto il personale coinvolto a turnazione

 

 

 

 

 

 

VERIFICA DELLATTIVITASVOLTE

di ricorsi amministrativi presentati/Totale pratiche evase

0 %

di ricorsi amministrativi accolti/Totale ricorsi presentati

0 %

indagini sulla soddisfazione degli utenti del servizio

 

N. 1 indagine  a cadenza annuale

reclami accolti sul totale reclami presentati

0 %

reclami rigettati ed accolti in fase di riesame (interno ed esterno)

 

0 %

 

13. Valutazione e aggiornamento  della Carta

 

Annualmente il Responsabile del servizio di Stato Civile produce al Dirigente di

Settore un Rapporto di valutazione sulla Carta del servizio con indicazione:

a) dei risultati dell’attività relativamente agli indicatori di qualità riportati in tabella, con i relativi scostamenti dagli standard prestabiliti, esplicandone le cause e proponendo i relativi correttivi sull’attività del reparto;

b) degli esiti delle indagini di soddisfazione effettuate sugli utenti;

c) dei reclami, presentati direttamente o indirettamente, dagli utenti;

d) delle eventuali anomalie riscontrate.

Il rapporto  è esaminato  in pubbliche  adunanze, alle quali sono invitati direttamente con appositi avvisi gli ordini professionali, la generalità di tutti gli utenti e le associazioni degli stessi.

A seguito  degli esiti delle pubbliche  adunanze il dirigente del Settore Servizi Demografici, d’intesa  con responsabile dello Stato Civile, aggiorna o conferma gli standard  e gli indicatori di qualità rinvenibili nella presente  Carta del Servizio,  su corrispondente  Direttiva del Sindaco o dell’Assessore di competenza. IN CAMPANIA

Tel. 0425.206202-206222-206232  Fax 0425.206330

Numero Verde 800.391609 E-mail