1. OBIETTIVO PRIMARIO DEL SERVIZIO

 

 

L’obiettivo primario del Servizio è essenzialmente quello di conoscere le caratteristiche e la consistenza, anche qualitativa, della popolazione residente nel territorio comunale. Infatti a differenza del censimento la funzione anagrafica coglie gli elementi demografici nella loro continuità, aggiornando costantemente gli archivi sulle posizioni anagrafiche. Le competenze riconosciute dalla normativa vigente in
relazione alle funzioni di documentazione amministrativa, hanno lo scopo di assicurare al cittadino un punto di riferimento costante nell’ufficio comunale.

 

2. ATTIVITA’ DEL SERVIZIO

 

Il servizio  Anagrafe è una funzione  statale svolta  dal Sindaco quale Ufficiale  di Governo, che per la sua complessità attraverso listituto  della delega viene decentrata agli addetti degli uffici competenti.

L’Ufficio Anagrafe si occupa della regolare tenuta dell’Archivio  della popolazione residente e produzione  delle relative certificazioni,  nonché  dellinterscambio   di informazioni con gli altri Comuni o Enti che esercitano attività pubbliche o di pubblica

utilità (ASL, Enti Pensionistici, Ministeri, ecc.).

Accanto all’attivi istruttoria principale, che si sostanzia nella raccolta delle istanze e documentazioni   necessarie  per lattivazione del procedimento anagrafico, lufficio verifica i fatti dichiarati avvalendosi di accertamenti eseguiti dal persona dipendente,

rilascia le informazioni e certificazioni richieste dallutenza e ha il compito di custodire  e conservare gli atti concernenti i procedimenti. I medesimi  operatori  svolgono  anche tutte le attività previste dalla normativa vigente sulla documentazione

amministrativa (autentica copie e firma)  nonc il rilascio di documenti di identità personale.

 

 

3. OGGETTO DEL SERVIZIO

 

Regolare tenuta dei seguenti schedari anagrafici:

1) delle persone;

2) delle famiglie  e convivenze;

3) delle persone eliminate;

4) delle famiglie  e convivenze eliminate;

5) della popolazione temporanea;

6) delle persone iscritte all’A.I.R.E.;

7) delle famiglie A.I.R.E.

Laggiornamento  degli schedari anagrafici comporta  l’attivazione  di più procedimenti amministrativi  che sono:

a) iscrizione , cancellazione anagrafica e cambi indirizzo;

b) iscrizione  e cancellazione A.I.R.E;

c) iscrizione e cancellazione dallo schedario della popolazione temporanea;

d) cancellazione per irreperibilità.

Trattasi di procedimenti che sono attivati:

da istanza dell’interessato;

dufficio  (segnalazioni sia di privati che di organismi  pubblici  e comunque  ogni qualvolta  lufficiale  danagrafe abbia notizia dellesistenza di una variazione anagrafica  non formalizzata).

 

 

 

4. MODALITA’ DI ACCESSO E FRUIZIONE

 

Mediante libero accesso agli uffici negli orari di apertura al pubblico si effettuano le seguenti prestazioni:

informazioni generali;

informazioni particolari relative al procedimento, fornite direttamente dagli operatori  dellufficio  interessato, in ambiente riservato;

consegna provvedimenti o certificazioni.

È possibile ricevere consulenze per pratiche complesse mediante appuntamento, che può essere richiesto e fissato direttamente allo sportello al pubblico o telefonicamente  ai seguenti numeri:

 

  1. 0818956230 0813306260 Sportelli certificazioni
  2. 0818956387 - 0818956375 Sportello immigrazioni, emigrazioni e cambi indirizzo (cliccare)
  3. A MEZZO PEC servizi.demografici@pec.comune.giugliano.na.it

 

Corrispondenza e rapporti con altri enti Poziello Luigi  TELEFONO 0818956227 .

Email luigi.poziello@comune.giuglinano.na.it

Accesso agli Atti Passariello Rosanna  tel 0818956228 .

Email rosanna.passariello@comune.giugliano.na.it

 

 

5. DESTINATARI

 

a) privati, aziende, enti pubblici,  professionisti  che sono direttamente interessati al procedimento o operanti per conto dei rappresentati.

b) chiunque desideri ottenere informazioni o visionare pratiche, secondo le modalità  stabilite dalla normativa per laccesso agli atti amministrativi e nonché dalle leggi speciali presenti in materia

 

6. ORARI DI ACCESSO AL PUBBLICO

 

 

Sportelli certificazioni e rilascio Carte Identità

Tutte le mattine (escluso il sabato) dalle ore 09.00 alle ore 12.00, lunedì e giovedì pomeriggio  dalle ore 15.00 alle ore 17.00

Sportello immigrazioni, emigrazioni e cambi indirizzo

Tutte le mattine (escluso il sabato- marte - giovedì) dalle ore 09.00 alle ore 12.00;

lunedì e giovedì dalle ore 15.00 alle ore 17.00;

 

 

7. Ubicazione uffici

 

 

SEZIONE ANAGRAFE – MIGRATORIO PRESSO SEDE CENTRALE (MUNICIPIO) ,

 

CORSO CAMPANO, 200;                                                            TEL. 0818956230

 

 

SEDE DISTACCATA FASCIA COSTIERA – VIA LAGO PATRIA    TEL. 0818956601 - 0818956602

 

 

SEDE DISTACCATA ZONA EST – VIA COLONNE                         TEL. 0818956651

 

 

 

8. PERSONALE OPERANTE NEL SEVIZIO

 

N. 12 dipendenti n.2 L.S.U. sede  centrale         

 

N. 4 per le sedi  decentrate

 

 

9. PRINCIPI FONDAMENTALI DELL’EROGAZIONE DEL SERVIZIO

 

 

ACCESSO

 

I destinatari del servizio possono accedere agli atti dei procedimenti (per visione e/o per estrazione di copia) così come disciplinato dalla legge 241/90 e dal corrispondente  regolamento comunale;

CONTINUITA’

 

Lerogazione del servizio avviene di norma con continuità,  regolarità e senza interruzioni  nei giorni e negli orari stabiliti al punto 6. Eventuali interruzioni  nellerogazione del servizio, dovute a cause di forza maggiore,  saranno comunicate allutenza, unitamente alla motivazione dellinterruzione, di norma nei seguenti modi:

con affissioni di cartelli agli ingressi degli uffici;

pubblicate sul sito Internet del Comune;

attraverso comunicati stampa.

 

EFFICIENZA E EFFICACIA

 

Il Servizio impronta la propria  azione organizzativa e di erogazione delle prestazioni ai principi di efficienza ed efficacia, specificando che:

per efficienza si intende la fornitura di prestazioni  e servizi al massimo livello quantitativo  e qualitativo  rispetto  alle risorse  a disposizione  ed ai programmi stabiliti, in termini di maggiore semplificazione, di minori adempimenti burocratici e di riduzione dei costi;

per efficacia si intende la fornitura di prestazioni  e servizi al massimo livello quantitativo  e qualitativo  rispetto  alle esigenze degli utenti e perseguendo la loro soddisfazione; in questo sforzo si ricercano  e si applicano i miglioramenti che consentano al servizio di essere:

 

*      corretto, garantendo la conformità  alle regole;

*      favorevole allutente, tenendo conto degli interessi generali della collettività;

*   tempestivo, in linea con le necessità  e le urgenze rinvenibili  nelle istanze pervenute;

*      chiaro, impegnandosi ad utilizzare in ogni occasione di comunicazione, sia verbale che scritta, un linguaggio  semplificato e comprensibile  ai destinatari, ponendo particolare cura alla spiegazione dei termini tecnici;

*      funzionale, adottando gli accorgimenti che consentano di prevenire i disservizi.

 

UGUAGLIANZA ED IMPARZIABILITA’

ispirando i propri comportamenti nei confronti  degli utenti a criteri di obiettività, giustizia ed imparzialità.

 

CORTESIA E DISPONIBILITA’

 

assicurando  comportamenti  ispirati  a presupposti di cortesia e disponibilità  nei rapporti  con gli utenti e favorendo  un atteggiamento collaborativo,  tale da agevolare in ogni occasione la corretta erogazione del servizio.

 

IDENTIFICABILITA’  

 

Gli stessi operatori, in orario di ricevimento del pubblico, garantiscono allutenza la loro agevole identificabilità  attraverso lesposizione  di una targhetta indicante con

caratteri ben leggibili il loro rispettivo nome e cognome.

 

 

10. STRUMENTI PER L’ATTUAZIONE DEI PRINCIPI FONDAMENTALI

 

 

coordinamento delle procedure  coinvolgendo più  uffici

 

Allo scopo di favorire il rapido decorso delle pratiche che presuppongono  lintervento di più servizi,   appartenenti   anche  a settori diversi, il Settore Affari Istituzionali promuove la costituzione di un Tavolo di Coordinamento intersettoriale, allo scopo di meglio coordinare le attività tra uffici, in linea con quanto affermato al punto 9) (perseguimento dellefficienza e dell’efficacia).

 

informazioni agli utenti

 

 

L’ufficio  Anagrafe adotta gli strumenti utili ad assicurare  la piena informazione degli utenti circa le modalità di prestazione dei servizi. In particolare:

fornisce, tramite gli addetti, tutte le informazioni  verbali necessarie allutente affinc possa presentare in modo chiaro e completo la propria istanza;

predispone, per ogni procedimento elencato al punto 11 della presente Carta di Servizio, apposita modulistica che consenta agli

utenti di individuare celermente e con chiarezza i dati necessari alla presentazione delle istanze; a tale proposito,  garantisce altresì, per quanto possibile, che nella modulistica  in questione ogni riferimento di legge sia seguito dalla riproduzione della norma ovvero dello stralcio pertinente;

fornisce informazioni agli utenti sui loro diritti,  e sullaccesso e trasparenza nelliter di una pratica (vedi al punto 9.a), in particolare comunicando esplicitamente:

- il nominativo del responsabile del procedimento e dellistruttore  che material- mente fornisce il supporto tecnico;

- il termine previsto per la conclusione del procedimento;

- leventuale programmata interruzione dellerogazione del servizio con le modalità di cui al punto 9.b;

- in ogni atto di diniego, lAutorità alla quale lutente p presentare ricorso ed i termini entro cui poterlo fare.

 

 

rapporti con gli utenti

 

Al fine di comprendere pienamente le esigenze degli utenti e calibrare su di esse il contenuto  e le modalità di erogazione del servizio, il settore attiva i seguenti interventi :

 

 

a)  Indagini sulla soddisfazione degli utenti

 

A cadenza annuale vengono proposti  agli utenti, immediatamente  dopo lerogazione del servizio e garantendone l’anonimato,  questionari finalizzati a rilevare la valutazione  degli stessi utenti sulla quali del servizio reso.

Gli esiti dei questionari vengono indicati nel Rapporto annuale di valutazione della Carta del Servizio ed esaminati  al fine della redazione del Piano di miglioramento della qualità.

 

b)     Procedure di reclamo

 

Ogni utente può presentare reclami  relativamente  allerogazione  del servizio, con particolare riferimento  a quanto disposto  dalla presente Carta e dei Servizi del Comune di Giugliano in Campania.

Il reclamo può essere presentato anche tramite consegna dello stesso allo sportello o imbucato anonimamente nelle cassette postali installate .

Il reclamo può essere in qualsiasi forma e modalità (orale diretta, telefonica scritta e consegnato direttamente, per posta elettronica).

 

Linsieme dei reclami e gli indicatori relativi alla loro gestione entrano a far parte del Rapporto  annuale di valutazione della Carta del servizio ed esaminati  al fine della redazione del Piano di miglioramento  della qualità.

 

 

c)   Procedure di registrazione interne delle anomalie

 

il responsabile  dellufficio  Anagrafe,  sentiti periodicamente gli operatori del servizio, registra le eventuali anomalie che presentano i procedimenti, formula le proposte di miglioramento  degli stessi e le trasmette  al Dirigente del Settore, affinché le includa nel Rapporto qualità e vengano considerate nella redazione del Piano di miglioramento  della qualità.

 

   

11. Standard di servizio riferiti ai procedimenti amministrativi

I procedimenti amministrativi  oggetto del servizio Anagrafe sono indicati nel prospetto di seguito riportato. Per ognuno di essi sono indicati:

a) il responsabile di sezione (rs);

b) il responsabile del procedimento (r);

c) i tempi massimi di legge entro i quali deve essere concluso il procedimento;

d) i tempi massimi entro i quali il servizio si impegna  a concludere  il procedimento (standard),  nel presupposto che listanza presentata sia completa e, pertanto,  non comporti linterruzione dei termini ai sensi di legge.

Qualora il richiedente non provveda  a inviare  la documentazione completa o la trasmetta inesatta, rallentando in tal modo il

procedimento, il responsabile si impegna  a sollecitare  il richiedente informandolo  anche telefonicamente sullo stato della pratica al fine di trovare una rapida soluzione.

 

Tabella dei procedimenti e dei tempi di attesa

 

PROCEDIMENTO

SCADENZA TEMPO MAX

(GG)

Responsabile di sezione (rs) e del procedimento ®

 

attestati o certificato storico/originario

immediata

PIROZZI-VISCONTI-CICCARELLI

attestati o certificato storico/originario

con ricerca darchivio

10 gg

PIROZZI-DI MARTINO-CICCARELLI

iscrizioni per nascita

1

PASSARIELLO ROSANNA

variazione di professione e

titolo di studio

1

TUTTI

Accesso agli atti richiesta formale

15 gg se la ricerca è storica

 

PASSARIELLO – POZIELLO L.

Accesso agli atti richiesta informale

Immediata se possibile

PASSARIELLO – POZIELLO L.

Accesso agli atti da parte dei

consiglieri comunali

Immediata per la consultazione;

3 per il rilascio di copie

PASSARIELLO – POZIELLO L.

Attribuzione codice fiscale ai neonati

Al momento della denuncia di

Nascita

PASSARIELLO – POZIELLO L.

Autocertificazioni

Immediata

 

cancellazione per emigrazione

in altro Comune

5

RUSSO - BELMARE - PASSARIELLO

cancellazione per irreperibilità

dopo laccertamento

30

BELMARE-RUSSO - PASSSARIELLO

cancellazione per morte

3

PASSARIELLO-POZIELLO L.

certificati vari

immediata

RUSSO -PASSARIELLO

 

iscrizione per provenienza

da altro comune

45

RASULO-LICCARDO-RUSSO-BELMARE-POZIELLO L. - PASSARIELLO -

 

reiscrizione da cancellazione per

irreperibilità dopo laccertamento

5

RASULO-LICCARDO-RUSSO-BELMARE-POZIELLO L. - PASSARIELLO

Richiesta scritta di informazioni e notizie

7

RASULO-LICCARDO-RUSSO-BELMARE-POZIELLO L. PASSARIELLO

Rilascio carte di identità

immediata

D’ALTERIO-POZIELLO-VISCONTI-

PENNACCHIO-CHIANESE - FREZZA

Rilascio di certificati ed attestati

con assunzione di informazioni

15

TUTTI CON FIRMA RESPONSABILE SEZIONE

Risposta ad esposti e ricorsi

30

RESPONSABILE SEZIONE

 

Variazione anagrafica d'ufficio

7 gg. Dall’acquisizione da parte dell’ufficio  della documentazione necessaria

RASULO-LICCARDO-RUSSO-BELMARE-POZIELLO L.- PASSARIELLO

 

Variazione anagrafica su istanza di parte

7 gg. Dall’acquisizione da parte dell’ufficio  della documentazione necessaria

RASULO-LICCARDO-RUSSO-BELMARE-POZIELLO-PASSARIELLO

variazione d’ indirizzo

7

PASSARIELLO -RUSSO-BELMARE

Verifica autodichiarazioni

30 per controllo puntuale

60 per controllo a campione

RESPONSABILE SERVIZIO

ACCERTAMENTI

10

MIGLIACCIO -

 

 

 

12. Fattori, indicatori, standard di qualità del servizio

 

Tabella dei fattori, degli indicatori e degli standard

 

FATTORE DI

QUALITÀ

 

INDICATORI DI QUALITÀ

STANDARD DI QUALITÀ PER IL

2016

 

 

 

 

 

 

 

ACCESSIBILITÀ DELLUTENZA

 

 

 

Estensione dellorario di apertura al pubblico

28 ore settimanali per il servizio immigrazioni emigrazioni e cambio indirizzo. 20 ore settimanali per tutti i servizi documentazione amministrativa e certificazione;

Disponibilità agli appuntamenti extra orario di apertura

 

5 ore settimanali

Tempo medio di attesa allo sportello

5 minuti

Uniformità  degli orari al pubblico del servizio con gli orari di altri uffici pubblici potenzialmente coinvolti nei vari procedimenti

Copertura al 100 % con gli altri uffici comunali - copertura al 100 % con orari degli uffici degli altri Enti Pubblici

 

TRASPARENZA ED ACCESSO AGLI ATTI

 

Tempi di ricerca per visura/rilascio copia di atti su domanda

pratiche anno corrente:1 giorno 

pratiche ultimi 3 anni:   2 giorni

ATTIVITA DI SEMPLIFICAZIONE e COORDINAMENTO

Aggiornamento del sistema informatico ed informativo con gli uffici potenzialmente coinvolti con lattività del settore

 

Impegno a mantenere tale uniformità e compatibilità

 

 

 

 

 

 

INFORMAZIONI ALLUTENZA

 

Disponibilità di bacheca negli spazi di attesa a disposizione  del pubblico

 

Accesso diretto alle principali banche dati (ad es. questura, carabinieri ecc….)

Disponibilità adeguata alle istanze dei cittadini

 

Accesso alla modulistica

 

Totale - disponibile anche sul sito web

Identificabilità del personale mediante targhetta o cartellino negli orari di apertura al pubblico

Agevole identificazione, con cognome e nome e qualifica ben visibili


13. Valutazione e aggiornamento  della Carta

 

 

Annualmente   il  Responsabile   del  Servizio Anagrafe  produce al Dirigente di Settore un Rapporto di valutazione sulla Carta del servizio con indicazione:

a) dei risultati dellattività relativamente agli indicatori di qualità riportati in tabella, con i relativi scostamenti dagli standard

prestabiliti, esplicandone le cause e proponendo  i relativi correttivi sullattività del reparto;

b) degli esiti delle indagini di soddisfazione effettuate sugli utenti;

c) dei reclami, presentati direttamente o indirettamente, dagli utenti;

d) delle eventuali anomalie riscontrate.

 

A seguito  degli esiti delle indagini di soddisfazione il Dirigente del Settore, dintesa con il Responsabile dell’Ufficio Anagrafe, aggiorna o conferma gli standard  e gli indicatori di qualità rinvenibili nella presente  Carta  di Servizio,  su corrispondente Direttiva  del Sindaco  o dell’Assessore di riferimento.

 

Sezioni autogestite dall’utente:

 

I Cittadini possono presentare le dichiarazioni anagrafiche (cambi di residenza e cambi di domicilio) non solo attraverso gli appositi sportelli del Comune, ma anche per raccomandata o consegna a mani all’ufficio protocollo o  per via telematica.

Sono previste sanzioni civili e penali per le dichiarazioni mendaci.
Con la circolare n. 9/2012 il Ministero dell'Interno ha fornito importanti chiarimenti sulle novità in materia di iscrizioni anagrafiche e cambi di residenza introdotte dal decreto legge n. 5/2012 convertito dalla legge n. 35/2012, anche per quanto riguarda gli accertamenti delle dichiarazioni e le conseguenze degli esiti negativi. Duplice l'obiettivo: consentire l'effettuazione del cambio di residenza con modalità telematica e produrre immediatamente, al momento della dichiarazione, gli effetti giuridici del cambio di residenza. Per ulteriori chiarimenti cliccare sul seguente link:  Residenza in tempo reale

 

Sezione Autocertificazioni

 

A partire dallo scorso 1° gennaio 2012, ai sensi delle disposizioni di cui all’articolo 15 della legge numero 183/2011, le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione sono valide ed utilizzabili solo ed esclusivamente nei rapporti tra i privati, mentre per i rapporti con gli organi della pubblica amministrazione ed i gestori di servizi pubblici (ad esempio, le  asl,  le poste, l’ enel ) i certificati sono sempre sostituiti dall’autocertificazione (dichiarazioni sostitutive di certificazione e/o atto di notorietà). (Modelli per Autocertificazioni)

I certificati rilasciati dai servizi demografici riporteranno, quindi, a pena di nullità, la seguente dicitura “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
Restano in vigore le disposizioni in materia di diritti di segreteria ed imposta di bollo, fatte salve le eventuali esenzioni previste dalle disposizioni di cui al decreto del presidente della repubblica numero 642/1972, tabella B.

La modulistica per l’autocertificazione è disponibile presso gli sportelli dei servizi anagrafici o scaricabile dal sito informatico in questa sezione cliccando sul modulo di interesse.
 Modelli per Autocertificazioni
Le pubbliche amministrazioni ed i gestori di pubblici servizi non possono chiedere ed accettare certificati, ma sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni ed i documenti in possesso delle altre pubbliche amministrazioni o accettare le dichiarazioni sostitutive prodotte dagli interessati.